Comment rédiger des e-mails capables d’influencer des prises de décision ?

L’envoi d’e-mails est aujourd’hui encore le principal moyen de communication en entreprise, et ce pour des millions de personnes partout dans le monde.

Peut-être que l’évolution de plateformes comme Slack ou Telegram les remplacera un jour, mais cela prendra sûrement encore quelques années, et d’une façon générale maîtriser la rédaction d’e-mails est et restera toujours important, dans la valorisation d’idées et pour influencer des comportements et prises de décisions au quotidien.

Lors de nos formations nous partageons une méthode et des conseils pour réussir à intéresser, persuader et convaincre à l’oral, et il n’est pas rare que l’on nous demande comment transposer cela à l’envoi d’e-mails, que ce soit des emails commerciaux, ou en interne pour motiver ses collègues à faire ce dont on a besoin pour avancer dans nos projets au quotidien.

Aujourd’hui je vous propose quelques conseils pratiques pour réussir à rédiger des e-mails qui font bouger les choses :

Commencez par créer une adresse e-mail crédible

Si vous voulez que les gens vous prennent au sérieux, votre adresse e-mail doit contenir celle de votre entreprise, ou organisation (ex : jeanmichel@spitchconsulting.com
Et ce par opposition à icloud.com, gmail.com ou yahoo.com.

Démarcher des propects ou répondre à des clients avec ces services de messagerie gratuits, sont un signe qui témoigne que vous n’êtes pas entièrement dédié à votre cause, que vous n’êtes pas complètement sérieux concernant votre activité (compétences, délais, qualité…), puisque vous n’avez pas pris le temps de déposer un nom de marque, puis un nom de domaine, un siteweb etc…

C’est un petit signe qui peut ne rien vouloir dire, mais qui peut aussi parfois mener à des interprétations nuisibles sur votre activité. Pensez-y !

Obtenez une recommandation

Le défi avec l’envoi d’e-mails de prospection notamment, c’est d’amener des personnes qui ne vous connaissent pas à prendre le temps de lire ce que vous avez à leur dire, et de considérer ce que vous avez à leur demander.

La meilleure façon de dépasser cette étape, est d’identifier un contact en commun qui puisse vous recommander, ou en tout cas servir de lien entre vous et votre destinataire. Une façon de vous montrer digne de confiance, en vous servant de la crédibilité de cet intermédiaire. Des plateformes comme linkedin, permettent aujourd’hui d’identifier assez facilement les relations en commun, et peuvent vous faire gagner un temps précieux.

Personnalisez la ligne d’objet

Je reçois chaque jour des dizaines d’e-mails de prospection commerciale, des demandes de partenariats, de candidatures pour des recrutements et une chose est sûre, la ligne destinée à l’objet de l’email est toujours déterminante, au moment de lire ou pas chaque message.

Les types d’objets les plus efficaces sont ceux qui incluent une information reprenant un centre d’intérêt du destinataire, la description d’une réalité qui le caractérise ou qui évoque un potentiel à atteindre / un risque à éviter.

En voici quelques exemples :

·       « Vous n’êtes pas seul » …
·       Une anecdote personnelle. …
·       « Votre défi dans {secteur d’activité} » …
·       Une question courte mais qui en dit long. …
·       Qui est en charge de {département} chez {entreprise} ? » …
·       « {prénom}, je vous ai été recommandé » …
·       « J’espère que vous allez bien. »

Limitez-vous à six phrases

Des centaines de milliers d’e-mails que je reçois chaque semaine, je ne me souviens pas d’un seul qui était trop court. En revanche, je pense que 95% des e-mails reçus sont trop longs.

La longueur idéale d’un e-mail est, à mon sens, de 6 phrases, si possible moins, et le message ne doit pas contenir davantage que les informations suivantes :

1. Pourquoi vous contactez la personne
2. Qui vous êtes ;
3. Quelle est votre motivation /objectif
4. Ce que vous prétendez du destinataire ;
5. Pourquoi le destinataire a intérêt à vous aider
6. Quelle est la prochaine étape.

Prouvez à votre destinataire que vous savez ce qui l’intéresse

En un mot « faite votre homework ». Intéressez-vous à votre destinataire, demandez-vous pourquoi il aurait intérêt à vous lire, et à vous aider.
Si celui-ci ne vous connaît pas, commencez par montrer que vous vous intéressez à son sujet depuis un moment, que vous avez lu ses articles de blog, utilisez un de ses services que vous admirez ; son travail etc… Et faites un lien avec ce que vous avez à lui proposer, et démontrez en quoi vos idées, produits ou services peuvent lui être utiles.

Minimisez les pièces jointes

Les pièces jointes sont une contrainte non nécessaire pour un premier e-mail et nombreux sont ceux qui n’ouvrent pas un e-mail lorsque celui contient une PJ, par peur des virus ou tout simplement parce-que les services de messageries les considèrent directement comme des spams.

Commencez par échanger uniquement avec du texte, et si vous avancez dans vos échanges, vous pourrez ensuite, proposer à votre interlocuteur une PJ pour lui fournir davantage de détails, si besoin.

Demandez quelque chose de concret

Pire qu’un e-mail qui en demande trop, c’est un e-mail qui ne demande rien – ou un e-mail qui, après l’avoir lu, ne nous permet pas de savoir exactement ce que prétend l’expéditeur.

Si vous parvenez à capter l’attention de votre destinataire et que celui-ci ouvre votre message, ne prenez pas le risque de rater cette opportunité de le persuader à passer à l’action.

Demandez-lui concrètement ce qu’il peut faire pour vous aider (vous contacter, télécharger un fichier, utiliser une app, vous envoyer des infos, accepter vos idées, faire appel à vos services etc…).

En effet, si votre destinataire se demande ce que vous voulez après avoir lu votre e-mail, c’est que vous avez gâché une opportunité.