Comment présenter des données efficacement à l’oral

Les données (chiffres, graphiques, tableaux) affichées dans les slides que l’on nous présente à l’oral, sont la plupart du temps complètement incompréhensibles.

Entre les slides surchargés et les chiffres que l’on nous montre sans contexte, il n’est pas rare que l’on ait envie d’interpeller l’orateur pour lui dire de retravailler sa copie avant de nous la présenter.

Heureusement (ou malheureusement) la bonne éducation et le politiquement correct nous y en empêche, demeurant bien souvent un problème récurrent en entreprise, qu’il est urgent d’apprendre à éviter soi même.

Aujourd’hui je vous propose donc quelques questions à se poser pour réussir à valoriser vos données et convaincre à l’oral.

1. Est-ce que je présente mes données ou je les envoie par mail ?

 
Le contexte joue un rôle forcément important au moment de valoriser des données. Lorsque vous faites une présentation, pensez à ne sélectionner que les données les plus importantes, et à en extraire les conclusions que vous avez tirées.

Parce que vos slides ne seront affichés à l’écran que quelques secondes, votre public aura peu de temps pour les comprendre. Il est donc d’autant plus important de ne pas surévaluer l’attention que votre public a, à vous consacrer,votre rôle d’orateur consiste donc à « prémâcher » le travail à votre audience, en expliquant clairement ce qu’il est important de retenir.

Pour ce faire, posez-vous les bonnes questions :

– Quelle est la tendance générale que vous pouvez mettre en évidence?

– Quelle est la comparaison la plus frappante que vous pouvez faire ?

– Existe-til des données précédentes pouvant aider à contextualiser ce chiffre ?

Pour visualiser au mieux vos données pensez à contraster les informations d’arrière plan, comme le gris par exemple, et une couleur plus vive pour souligner le point que vous souhaitez mettre en valeur, comme dans cet exemple :

Lorsqu’il s’agit un « slideument »; une présentation ayant pour vocation uniquement d’être envoyée par mail, et qui ne sera donc pas commentée à l’oral, il est indispensable d’afficher plus de détails dans chaque slide. Les personnes qui consulteront le doc doivent se sentir guidées dans leur lecture. Ainsi, des titres, sous-titres, zoom sur éléments, sont à prévoir.

Cependant, pensez à ne pas les accabler pour autant. Utilisez des espaces blancs, des en-têtes de section et une hiérarchie claire d’éléments visuels pour aider vos lecteurs à parcourir un contenu dense et à les guider vers des éléments de données clés.

2. Est-ce que j’utilise le bon type de tableau ou de graphique ?

Lorsque vous choisissez une façon de visualiser vos données, vous décidez du type de données que vous souhaitez mettre en valeur.

Dans cet exemple, ci dessous, on montre la répartition d’un portefeuille de placements:

Dans le graphique, il est clair que cette personne détient un certain nombre d’investissements dans différents domaines – mais c’est à peu près tout ce que vous voyez.

Voici les mêmes données dans un graphique à barres :

Maintenant, il est beaucoup plus facile de discerner le montant investi dans chaque catégorie. Si vous vous concentrez sur la comparaison de catégories, le graphique à barres est le meilleur choix.

3. Quel message je souhaite transmettre ?

Que vous présentiez à l’oral ou que votre support serve à de l’emailing, vous devez être capable de mettre en évidence les éléments les plus importants pour vous assurer que votre public puisse suivre votre pensée et se concentrer sur les bonnes données. Par exemple, ce graphique est difficile à interpréter car toutes les informations sont affichées avec une visualisation semblable :

Comparons-nous les régions ? Quartiers ? Nombre positif versus négatif ? Il est difficile de déterminer ce qui compte le plus. En ajoutant de la couleur, vous pouvez attirer l’attention sur des zones spécifiques :

Il est désormais plus facile de comprendre que nous souhaitons nous concentrer sur le moment et les régions où les recettes ont chuté.

4. Mes visuels permettent-ils de valoriser mes données ?

Utiliser beaucoup de couleurs criantes, étiquettes et autres effets de fantaisie est généralement une mauvaise idée. Ce genre de pollution visuelle brouille votre communication et nuit à votre message. Considérons le tableau suivant :

Pouvez-vous déterminer les revenus du territoire nordique pour la première année ? Est-ce 17 ans ? Ou peut-être 19 ?

La façon dont certains logiciels créent ces graphiques 3D peuvent amener à penser que la barre en question est bien inférieure à 20.

Cependant, les données derrière le graphique indiquent en réalité que cette barre représente 20,4 unités.

Il est donc beaucoup plus facile à comprendre si on aplatit simplement ce graphique, comme suit :