5 erreurs à éviter sur powerpoint ou keynote

Vous avez été nombreux à nous demander un post sur les différentes erreurs à éviter sur Powerpoint ou Keynote, alors le voici.

En entreprise, nous utilisons tous Powerpoint ou Keynote au quotidien, sans que la majorité d’entre nous n’ai jamais eu de formation à l’utilisation efficace de ces logiciels de présentations. A tel point que certaines mauvaises pratiques en deviennent parfois une norme, tant l’utilisation se généralise. Aujourd’hui nous vous proposons d’identifier 5 d’entre elles et vous expliquer comment ne plus les reproduire tout en boostant votre efficacité :

Les voici :

1. L’utilisation excessive d’animations :

Powerpoint et surtout Keynote son munis de multiples animations en tout genre. Si celles-ci paraissaient cool il y a 10 ans, aujourd’hui elles ne surprennent plus personne et sont essentiellement devenues une source de pollution visuelle. Les effets monopolisent généralement l’attention de votre public, très souvent les personnes se laissent distraire à suivre le déplacement d’un objet sur l’écran et en oublient de lire le contenu inscrit sur ce dernier. C’est pour cette raison que nous n’en utilisons quasi jamais à l’Agence. Si vous souhaitez animer un peu l’apparition de contenu sur vos slides, sélectionnez-en uniquement 2 ou 3 et les plus subtils possibles.

2. Pointer du doigt ou avec un laser :

Une autre des erreurs à éviter sur powerpoint concerne notre façon d’orienter l’attention de notre public sur certains éléments de nos slides. Si vous souhaitez pointer quelque chose sur une image, ou orienter l’attention de votre public de façon progressive sur certains éléments d’un schéma ou d’un layout, je vous conseille d’utiliser la technique de la transparence. Pour ce faire, dupliquez votre image. Prenez la première et ajustez l’opacité de celle-ci à 75%, par exemple. Prenez la seconde et cliquez sur format / image / masquez avec une figure et choisissez « ovale », par exemple. Et voilà le tour est joué. Vous venez de pointer un élément que vous pouvez grossir. Une astuce bien plus efficace visuellement que n’importe quel laser de cliqueur.

3. Afficher une image en portrait dans un slide en paysage :

Souvent lorsque vous souhaitez montrer une page web dans une présentation, celle-ci étant au format portrait et vos slides en paysage, la solution passe donc par réduire la largeur de l’image pour pouvoir ainsi l’afficher dans sa totalité. Le souci, c’est que cette réduction rend la plupart du temps les images illisibles. Pour afficher ce contenu de façon plus visuelle, je vous invite à utiliser les effets de déplacement de powerpoint ou keynote. Vous élargissez le haut de la page jusqu’à ce que celle-ci soit en plein écran, et avec la fonction déplacement, vous la faites défiler vers le haut, en même temps que vous parlez.

4. Utiliser un lien ou l’autoplay pour lancer une vidéo :

C’est super simple d’insérer une vidéo sur powerpoint ou keynote. A l’inverse de ce que je vois souvent en présentations, pas besoin de mettre un lien qui pointe vers un fichier et qui vous fait sortir de votre logiciel de présentation pour ouvrir un media player. En effet, Il suffit juste de drag & drop le fichier sur votre slide et le tour est joué. Evitez également d’utiliser la fonction « lecture après la transition », car la plupart du temps, vous ne connaissez pas vos slides tout à fait par cœur, et alors que vous êtes sur la slide précédant la vidéo, vous cliquez sur slide suivante, en pensant avoir encore un peu de temps pour introduire à l’oral la video qui suit, et c’est trop tard… La vidéo commence, vous devez alors vous précipiter pour l’arrêter et revenir en arrière. Vous venez de casser le rythme de votre présentation. Maintenez donc l’activation de la lecture de la vidéo par le clic et ça fera très bien l’affaire.
.

5. Copier/coller des schémas d’autres présentations sans les remettre en forme :

Il s’agit la de l’une des erreurs à éviter sur Powerpoint, les plus récurrentes en entreprise. Lorsque l’on assiste à des présentations retravaillées graphiquement, il n’est pas rare de voir certains schémas ou graphiques provenant tout droit d’une capture d’écran d’une autre présentation (avec des couleurs et un look & feel complètement différent de ceux de la présentation du jour). Le manque de temps est souvent à l’origine de cette pratique, mais il s’agit là d’une erreur à éviter absolument. Cela renvoie instantanément à votre public l’image d’un bâclage de dernière minute et ce n’est pas forcément celui-ci votre objectif. Efforcez-vous donc de toujours garder une même cohérence et consistance graphique. Même si votre graph est propre et lisible, faites le re-désigner aux bonnes couleurs et proportions. Cela vous coutera peut être quelques euros en plus, mais c’est votre image de marque qui en ressortira valorisée.

Pour conclure, et au delà des différentes erreurs à éviter sur powerpoint, on nous demande souvent ici sur le blog une liste de livres à lire pour créer de meilleures présentations.

Il suffit de taper « présentations » sur amazon pour trouver une liste assez large de possibilités. Personnellement, je les ai quasiment tous lus et mon sentiment c’est qu’ils se divisent en deux catégories :

• Les livres aspirationnels, qui vous expliquent qu’il faut changer le monde, et vous donnent un semblant de conseils difficiles à appliquer au quotidien.
• Et ceux qui vous donnent une démarche à suivre, une méthodologie, qui à mon sens est trop complexe et trop relou, pour la plupart des orateurs, qui ne sont ni designers ni communicants, et qui finissent par ne pas pouvoir en extraire, rien de vraiment utile.

C’est pour cette raison que nous nous efforçons ici de vulgariser l’information et vous donner des conseils, les plus pratiques possibles. A ce propos, nous envisageons de développer également un E-Training à paraître prochainement, qui pourra permettre à tous ceux qui souhaitent devenir de meilleurs orateurs, d’y travailler à leur rythme.