4 étapes pour réussir une présentation dans l’urgence

Si je suis forcément partisan de pouvoir prendre du temps pour préparer en amont un discours, illustrer ses slides et répéter chaque oral au moins 4 fois d’un bout à l’autre, la réalité en entreprise nous pousse cependant souvent à devoir composer dans l’urgence.

Si vous faites partie de ceux qui ont souvent moins de 24 heures pour préparer votre prochaine présentation, « don’t’ panic » voici 4 conseils pour vous aider à accomplir votre mission :

Dessinez la structure de votre pitch

Si le temps vous est compté, ne commencez pas votre préparation par ouvrir powerpoint, (d’autant plus que vous n’êtes pas graphiste pro).

La réalité c’est que penser son oral par le design de ses slides est très chronophage, on part souvent sur des idées de visualisation sans même avoir défini l’ordre de son argumentation.

A l’inverse, il est préférable de commencer par noter sur un fichier word, par exemple, les différents blocs de votre pitch afin de cadrer votre message en amont : le thème principal, la problématique à laquelle vous souhaitez répondre, les caractéristiques de votre solution, ainsi que ses principaux avantages et l’action que vous souhaitez provoquer chez votre auditoire.

Une fois tout cela sur papier il vous sera alors beaucoup plus facile de rechercher les visuels, images, titres et graphiques qui viendront illustrer au mieux chaque point.

Répétez votre oral en marchant

Je sais, on n’est pas encore sur les slides et pourtant ça presse, mais ne vous inquiétez pas je vais vous faire gagner un temps précieux.

Maintenant que vous avez la structure de votre discours, les grands blocs argumentaires, il vous sera désormais beaucoup plus aisé d’étoffer votre message.

Prenez vos notes avec vous et partez faire le tour du pâté de maison en marchant tout en essayant de vous raconter mentalement l’histoire de votre présentation d’un bout à l’autre.

On va dire que votre oral doit durer 10 minutes, commencez donc par essayer de le résumer à voix haute en une minute, puis en 5, et enfin vous vous apercevrez que vous parviendrez très facilement à meubler sur 10 minutes.

Cela peut vous paraître étrange de perdre son temps à marcher seul dans la rue, tout en répétant demi voix pour préparer un oral, mais la réalité, c’est que les études démontrent que l’être humain réfléchit comme il marche, et que la marche favorise la réflexion, l’émergence de nouvelles idées et de nouvelles connexions dans le cerveau.

Cela représente également une mise à l’épreuve qui restera toujours le meilleur entraînement possible, car il met en exergue très rapidement nos forces et nos faiblesses, tout comme cela permet de rendre plus fluide notre discours, en lissant les transitions et en faisant émerger des idées qui ne nous étaient pas venues pendant l’écriture.

Et l’avantage, c’est qu’en 20 minutes de marche vous reviendrez au bureau à coup sûr beaucoup mieux préparé à prendre la parole que vous ne le seriez en 2 heures si vous étiez resté face à votre écran.

Illustrez simplement votre discours

Très souvent on perd énormément de temps sur powerpoint, alors que pour bon nombre de présentations du quotidien il est assez simple de créer un « slide deck » qui fait le job, sans y passer l’après-midi.

Pour ce faire, c’est assez simple. Commencez par reprendre les principales étapes de votre argumentaire (problématique, caractéristiques, avantages, etc) pour en créer les premiers slides. Mettez les titres en blanc et en grand, sur fond noir par exemple.

Ensuite, entre chacun de ces intercalaires mettez des images (en plein écran c’est mieux) qui viendront illustrer chacune des idées sur lesquelles vous avez insisté le plus lors de votre répétition à voix haute.

Puis ajoutez-y un chiffre, quelques mots ou un graphique lorsque ceci vous semble utile.

Enfin répétez, tout en faisant défiler vos slides

La répétition avec vos slides va vous permettre de mémoriser la succession des visuels et d’associer très rapidement chaque image à une étape de votre déroulé mental.

De plus, en faisant défiler vos slides vous vous apercevrez que certains éléments ne sont finalement pas si importants à maintenir à l’écran, cela qui vous permettra d’épurer plus facilement vos slides, ce qui ne pourra que les rendre plus efficaces.

En bref :

4 étapes très simples qui vous permettront de réussir à boucler une présentation dans l’urgence sans avoir à improviser en live le jour J.

S’il n’y a malheureusement pas de miracle et qu’il est bien évidemment fondamental de s’accorder davantage de temps pour être toujours mieux préparé avant chaque oral, ces techniques sont néanmoins une bonne façon de limiter la casse.